カテゴリー別アーカイブ: ライフハック

何よりも先に重要タスクを実行することで推進力を上げる

朝、仕事に手を付けると進む、という話があります。
電話がかかってこないからだとか、同僚に質問されないだとか、仕事が途中で中断されないことがポイントと言われていたり、頭がすっきりしているからだと言われることも多いです。

この考え方について僕なりに実践し、カスタマイズした結果をまとめます。

仕事が進まなくなった

事の発端は仕事が進まなくなったことです。
ある仕事を引き継いだ結果、一日中顧客から電話がかかってくるようになりました。
簡単な質問であっても引き継いだばかりの仕事で即答できない場合がほとんどであり、一旦電話を切って社内で確認、折り返し電話をするということが多発しました。

社内での確認中にさらに電話があり、内容次第では一時間以上かかることも多くありました。

その結果、本来進めるべきだった仕事が進まなくなってしまったのです。

 時間は確保していた

僕は会社でもタスク管理をしています。
一日にやるタスク、今抱えているタスクなどを管理しているのですが、それぞれ実行した時間も記録しています。

実行した時間を振り返ってみたところ、ほとんど毎日本来やるべき仕事の時間は少なくとも二時間以上は確保できていたのです。

二時間でできる仕事は多くはありませんが、少なくもないはずです。なのに仕事が進んでいないと感じるのはなぜなのか?考えました。

最初に時間をしっかり確保しないと仕事は進まない

しばらくの間、なぜ仕事が進まないのか気にして過ごしていると、あることに気づきました。

やることが明らかになっている仕事は電話の合間でも少しずつ進み、やることを明らかにしようとしている段階の仕事はほとんど進みませんでした。

つまり、先に十分に時間を確保して、やることを明らかにしなければ仕事を進めることができないのです。

ここで「やることを明らかにする」とはどういう意味かを補足しておきます。
僕はプログラマーなのですが、プログラムを組むときに必要なものがあります。以下のようなものです。

  • 納期(期限、締切とも言います)
  • 必要な資料
  • 何をすれば良いのか?
  • 必要な道具(プログラマーの場合、開発環境やテスト環境など)

これらのものがそろっていれば、少しずつでも仕事は進みます。
逆にそろっていなければ進みません。

思いっきり噛み砕いて言うと、勉強をするときに問題集とノートと筆記用具があり、問題集の何ページを進めるのか明らかになっていれば途中で電話がかかってきても勉強を進めることができます。
しかし、ノートだけが目の前にあっても電話が何度もかかってきていたらそのたびに何をするんだったか思い出すことになります。これでは進むものも進まなくなります。

朝タスクに手をつければ良いわけでもない

今まで書いてきたことを前提に考えると、重要なのは「朝タスクを進める」ことではなく、「十分に時間を確保してやるべきことを明らかにしておく」ということになります。

僕は、会社ではいつも毎朝一日の予定を立てることからスタートしていました。
ですが、予定を立てているうちに気になることが重要なタスクを先に手を付け、やるべきことを明らかにしておくことこそが重要だと気づきました。

とはいえ予定を立てることも十分に重要ですので、僕は以下のようにすることにしました。

・予定を立てずとも頭の中で一番気になっていることがあれば30分進める

予定を立てるよりも先に重要な仕事に手を付ける理由として、頭の中がすっきりしている状態のほうがやるべきことを明らかにするのに向いていることがわかったからです。
たとえ朝であっても、少しでもメールをチェックしたりすると気になることが増えて、複雑な情報を整理しづらくなってしまうのです。

こうすることで予定も詳細に立てやすくなりますし、電話のような割込みが多い状況でも重要な仕事が進むようになってきました。

応用:午後一番の時間を使う

朝一番の頭のすっきりしている時間に、やるべきことを明らかにしておく。
これは逆に言えば頭をすっきりさせることができれば朝しかできないわけではありません。

応用として、午後一番の時間にやるべきことを明らかにすることもできます。
お昼休憩の間に仕事のことを少しずつ忘れるので、その分頭がすっきりします。
やるべきことを明らかにしているうちに、午前中にやっていた仕事を思い出してきてスムーズに再開できる効果も期待できます。

逆に午後一番に午前中の続きをやろうとしても、調子が出てくるまでにしばらく時間がかかることが多いため、有効な時間の使い方と言えます。

 

冒頭にも書きましたが、あくまでも僕なりにカスタマイズした結果です。
他の方の意見を否定するような内容も含まれているため、どんな考え方でも自分に適するようにカスタマイズすることの重要性を再確認した経験になりました。

スグナオヤ

スポンサードリンク

Evernoteで作成したノートを見返すための工夫

Evernoteはとても便利なツールです。

ですが、せっかくEvernoteにアイディアを溜め込んでいても、普段見返さない。
そもそも、どんなノートを作成したのか忘れてしまっていました。

そこで今回、重い腰を上げて対策を考えたのでご紹介します。

1.目次を作る

まずEvernoteを見返したくなった時、どのノートを見れば良いか、Evernoteのリンクを貼ったノートを作成し、目次として使います。
こういうものはいつも見ていないと忘れてしまいそうなので、ノート名は「毎日見るノート」としました。

毎日見るノート

 

目次には「こういうことをやりたい」という時に見れば良いノートのリンクを貼ってあります。
例えば、僕は人に話を伝えるのが苦手だと感じていましたので、話がわかりやすい上司の話し方を分析して以下のようなテンプレートを作っていました。

人に伝える技術

こうして、目次に対してノートをひも付けていくことでEvernoteを活用しようと考えています。

 

2.ショートカットに登録

ショートカット

 

Evernoteにはショートカット機能があります。

使い方はノートをドラッグしてショートカットの上に持っていくだけ。
ここにノートを置きます。

他にもいくつかノートがありますが、何度も見返したいノートや、定期的に必ず使うノートを登録しています。

こうすることで、Evernoteを使うときに無意識に目に入りやすくします。

3.まとめ

今回は「いつも見るところ」に「Evernoteの使い方がわかるもの」を作成しました。

今は目次からリンクしているノートは一つで完結する内容になっていますが、今後情報が増えてきたら目次の先に関連するノートのサブ目次、という使い方も考えています。

Evernoteには多くの情報を貯めこむことができ、その情報を活かすことができないととてももったいないです。
今後もEvernoteをより有効に活用することを定期的に考えていきたいです。

 

スグナオヤ

 

スポンサードリンク

風邪をひいたらやる気だけが満ち溢れてこぼれていった

僕は昨日から風邪気味で、今日も少し熱があったのでずっと寝ていました。

ほとんど寝ているだけだったその間、起きたことをお話します。

 

スポンサードリンク

 

寝ていようと思うと寝たくなくなった

朝から風邪をひいた時特有の 倦怠感がありました。
なので今日は寝ていようと思ったんです。

ですが、寝ようと思って横になったらやりたいことがあふれてきました。

体調は悪くても精神状態は大変健康だったのです。

 

起きてみたら体力が続かなかった

しばらく寝てみようと横になっていたものの、どうしてももったいないような気分になったので本を持ってきました。
ですが、10分ほど読んで体がしんどかったので本を閉じました。

精神力だけでは体調不良を超えられなかったのです。 

 

病み上がりはとても調子が良い

今、熱も下がり倦怠感もなくなりました。

一日中寝ていたのでストレスが無かったのか、それともやりたいことが溜まっているのかとてもやる気に満ち溢れています。

また、寝ていたことで回復したのでしょう、体力も十分あるように感じます。

正直なところ、ここ半年くらいで一番良い状態にある気がします。

ここから得た教訓はこうです。

思いっ切り休むことで精神・身体共に良い状態になり、結果生産性が上がる。

今までは疲れたからしかたなく休んだり昼寝をしていましたが、計画的に思い切ってまとまった休みを取ったほうが良い結果になりそうです。

最近疲れがたまり気味で、休憩をどう取ろうか悩んでいましたが思いがけず答えが出ました。
まさに怪我の功名。

 

スグより

タスク管理と周りの人とのコミュニケーションを考えた

僕はタスク管理というものを毎日しています。
一言で言うと今日の予定を毎朝全て立てているのです。

そのため、やりたいことが結局できなかった!ということが少なくなります。
タスク管理が素晴らしいのは間違いないです。
ですが、このタスク管理も上手く使っていかないと、サツバツとした生活になりそうだなあということを思いました。

 

スポンサードリンク

 

タスク管理してる人って少数派だよね

まず、タスク管理をしている人って少数派だと思うんですね。

だから、例えば15時に家族とおやつを食べようと思っていても、家族はその時昼寝の真っ最中かもしれないのです。
逆にブログを書いている真っ最中にお菓子買ってきたよ!なんて呼ばれることもあるわけです。
お菓子の誘惑は強い。

周りの人、特に家族のような近い人とコミュニケーションを取るタイミングまで管理をするのは難しいのです。

 

コミュニケーションはタスク管理的に問題ない

突発的なコミュニケーションは予測不可能ですし、そのコミュニケーションが結構時間がかかるなんてこともよくあります。

タスク管理には割り込み、つまり想定外のタスクを上手く管理する方法というのもあります。
だからコミュニケーションでタスク管理が台無しになるということはありません。

 

タスク管理でコミュニケーションが減るのは良くない

タスク管理をしているとつい時間を有意義に使いたくって一日の予定をいっぱいにしたりします。

すると、僕の場合ずっと部屋にこもっていて家族とほとんど話さない日もあります。

僕は他人との接触を完全に断って時間を作っても充実しないだろうと感じました。

そこで考えたのですが、例えば休憩のタイミングはなるべくリビングにいる、といったようにあまり重要ではないことをする時はなるべく誰かのいる場所にいるのはどうだろうか、と。

つまりタスク管理を上手く使って、コミュニケーションの機会を最低限確保することができます。
もちろん、休憩しにリビングに行ったら誰も居ないなんてこともあるんですがこれもまた突発的な事なので柔軟に対応しましょう。

 

タスク管理は大変素晴らしい考え方ですが、やっぱり何事もバランスって大事だなと思います。

スグより

やりたいことに仮の実行日を決めると実行率が上がる

誰しもいつかやりたいことがあると思います。
僕もあってリストにしていたのですが一向にやる気になりませんし、段々リストを見なくなっていました。

そんなやりたいことを仮で予定に組み込んだところ、実行できるようになったので紹介します。

 

スポンサードリンク

 

実行されなかったやりたいことリスト

例えば時間の使い方を見直したいと思っていた時。
やりたいことリストに書いておいたもののいつまでたっても実行しませんでした。

休日なら時間はあったはずですが、例え当日の朝にやりたいことリストを眺めても予定に入れませんでした。
正直に言うと面倒臭かったんです。

 

とりあえずやりたい日を決めた

ある日、時間の見直しを特定の日に予定してみたんです。
平日ではじっくり時間がかけられなさそうだったので土曜日にしてみました。
土曜日の朝、その予定を見て僕は何時頃できるかな、と考えました。
そしてその時間通りに時間の見直しを行うことが出来ました。

どうも人間の頭というのは予定と実行タイミングを分けないとやる気にならないようです。

 

週単位と日単位でやりたいことリストを分けた

僕はやりたいことは全て仮でも実行日を決めることにしました。ですが一日ずつ予定を決めていると、実行できなかった時に管理しづらいです。実行できたものとまだのものが混乱するからです。

そこで週の予定と日の予定を分けました。
新しくやりたいことができたら来週の予定に入れます。
もし来週の予定がいっぱいだなと感じたらその次の週に入れておきます。
週の予定を作っておくことでその週に管理するやりたいことを増えすぎないようにできます。

土曜日になったら来週の予定を確認し、その予定を来週に日単位で割り当てていくのです。
例えば本を読みたいので月、火、水の三日間に予定を確保したら読みきれそうだ、というように予定します。
月曜日当日に実行できそうに無ければ一日ずらして火、水、木の予定に割り振り直します。

時間が無い時はどんどん先延ばしになったりもしますが、今までだと平気で何ヶ月も放置され、最悪わすれられていたやりたいことが数ヶ月以内に実行されるのだから大した問題ではありません。

 

このやり方で、僕はやりたいことを実行できるサイクルを手に入れました。

 

スグより

やるつもりが無かったことは面倒くさい〜なるべく予定に組み込もう〜

会社に行くと仕事をします。
僕の場合、難しくてもやる気のでるものとなんだかやる気がしないものがあります。

なぜか?

急に必要になったことは面倒くさいことに気づきました。

スポンサードリンク

予定外のあれこれ

予定外に急に必要になることは多々あります。

急に何か頼まれるだとか、やらないといけないことを忘れていたとか、 何かやろうとしたら調べ物が必要なことがわかって急遽調べるだとかです。

多分、これらの事態を完全になくすことはできません。
なので、対策を考えました。

 

予定外をなるべく減らす

予定外の事態を完全にはなくならなくても減らすことはできます。

有効なのは、全体を実行するできるレベルまで計画することです。

例えばどこかに出かける時、前に行った時は一時間で行けたから大丈夫だろう、と思って出かけたとします。
ところが前とは時間帯が違ったために電車の乗換えが上手くいかないなんてことが起きます。

本当に前回通りで良いのか、電車の時間を調べておけばこういった事態は避けられます。

 

計画的に先送りする

計画を立てている時点で問題が発覚したとします。
例えば出かけた先で友人と待ち合わせをし、昼食を取る場合です。
よく知っているお店が近くにあるなら良いのですが、初めて行くなら下調べをした方がよいでしょう。

ただし、一日のプランを立てている間に調べ物をするのは予定外です。僕なら面倒くさくなってしまいます。
そんな時はお店の下調べを先送りします。

予定外のことでも、明確にいつやるかを決めて先送りすれば「予定通り」になるのです。

基本は予定通り、です。
出来る限り予定に組み込むことで、面倒くささを減らすことができます。

 

スグより

 

【書評】タスク管理の「始め方」でつまづいた人へ!〜マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門〜

タスク管理というものをご存知でしょうか?
実行したいことを「タスク」として管理することで効率よく実行できるという方法です。
タスク管理や時間を効率よく使うための本はたくさんありますが、今回紹介するのはタスク管理をこれから始める人や、他の本を読んでつまずいてしまった人に特におすすめしたい本です。

それがこちら、「マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門」です。
現在Kindle版が発売されています。
僕が買った時には400円だったのですが今は250円で買えるようです。どっちにしろお安い!

 

紙の書籍も近日発売です。
電子書籍版を持っているものの、紙だとさっと出して見れる利点があるのでタスク管理の基礎を定着させる為に買ってもいいかな……と思っています。悩みます。

 

タスクって何?がわかった

僕がこの本を手にとった理由としては、タスク管理が始められなかったことが挙げられます。

他のタスク管理本を読んでも、タスクが何なのかわからず、管理が始められなかったのです。

この本ではおもちゃの片付けや料理など身近なものを「タスク」としてどう管理するかを説明しています。

僕はタスクがなにか特別な用事という気がしていました。
でもこの本を読み、朝食や昼食、睡眠といった日常生活で起きることも「タスク」なのだと気づくことができ、タスク管理を始めることができたのです。

 

高度なタスク管理にも踏み込める

「超入門」の名にふさわしく、タスク管理をイチから教えてくれるこの本ですが、より高度なタスク管理にも触れています。

タスク管理を初めてからつまづきそうなポイントや、タスク管理で残した記録を役立てる方法、時間をより有意義に使う考え方やなど、広く扱われています。

どれも必要というわけではないのですが、自分に合いそうなものについて取り入れていくことで徐々に高度なタスク管理ができるようになっていきます。

 

何度も読み返したい本

僕がこの本をおすすめするのは何より「わかりやすい」からです。

冒頭にも書きましたが、タスク管理本は他にもたくさんあります。
でもどれも、「難しすぎる」のです。
初歩的な部分から書かれている本も多いのですが、かなりあっさりしていてある程度タスク管理というものがわかっている前提で話が進む場合が多いです。

高度なタスク管理をしたい場合には役に立ちそうですが、一番最初にこの本でタスク管理の基礎を押さえると良いと思います。

個人的にタスク管理というのは自分に合ったやり方にどんどん調整していくことが必要だと思っています。
その為にも、タスク管理の基礎についてわかりやすく書かれている何度も読み返したい本です。

 

スグより

 

著者 岡野純さんのブログ
純コミックス