カテゴリー別アーカイブ: 仕事効率化

Evernoteで作成したノートを見返すための工夫

Evernoteはとても便利なツールです。

ですが、せっかくEvernoteにアイディアを溜め込んでいても、普段見返さない。
そもそも、どんなノートを作成したのか忘れてしまっていました。

そこで今回、重い腰を上げて対策を考えたのでご紹介します。

1.目次を作る

まずEvernoteを見返したくなった時、どのノートを見れば良いか、Evernoteのリンクを貼ったノートを作成し、目次として使います。
こういうものはいつも見ていないと忘れてしまいそうなので、ノート名は「毎日見るノート」としました。

毎日見るノート

 

目次には「こういうことをやりたい」という時に見れば良いノートのリンクを貼ってあります。
例えば、僕は人に話を伝えるのが苦手だと感じていましたので、話がわかりやすい上司の話し方を分析して以下のようなテンプレートを作っていました。

人に伝える技術

こうして、目次に対してノートをひも付けていくことでEvernoteを活用しようと考えています。

 

2.ショートカットに登録

ショートカット

 

Evernoteにはショートカット機能があります。

使い方はノートをドラッグしてショートカットの上に持っていくだけ。
ここにノートを置きます。

他にもいくつかノートがありますが、何度も見返したいノートや、定期的に必ず使うノートを登録しています。

こうすることで、Evernoteを使うときに無意識に目に入りやすくします。

3.まとめ

今回は「いつも見るところ」に「Evernoteの使い方がわかるもの」を作成しました。

今は目次からリンクしているノートは一つで完結する内容になっていますが、今後情報が増えてきたら目次の先に関連するノートのサブ目次、という使い方も考えています。

Evernoteには多くの情報を貯めこむことができ、その情報を活かすことができないととてももったいないです。
今後もEvernoteをより有効に活用することを定期的に考えていきたいです。

 

スグナオヤ

 

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計画的にできなさそうなことへ対策するための方法3つ

今、就職して三年目になります。

慣れて計画的に手早くできる仕事も増えていたのですが、数カ月ほど前から計画的にできない仕事も増えてきました。

大体の場合以下のような仕事です。

  1. 情報が足りない仕事
  2. 誰がやっても一日以上かかるような大きな仕事
  3. やったことがないタイプの仕事

これらの仕事に対して、地道にですが効果のあった方法を紹介します。

1.人から情報をもらう

僕の場合、仕事って始めてしまうと一人で悩んでしまいがちです。
なので、最初にもらえそうな情報は全部もらっておきます。
もらえたら嬉しい資料や情報のリストを作り、仕事を頼まれた時に最初から全て聞いておきます。

ついでに詳しい説明を聞けたり、アドバイスやもっと詳しい人を教えてもらえる場合もあります。
ほぼ正解をもらえることもあるので、効果は高いです。

逆に情報が少ない場合、不安な点を言ってみたり、時間がかかりそうなことを伝えることでトラブルも防げます。

 

2.計画を立てる

仕事を始める時、とりあえずやなんとなくで手を付け始めてしまうと、見通しが立たず、時間配分もできません。

特に一日以上かかるような大きな仕事の場合、自分が今どのくらい仕事を進めているのか、あとどのくらいで完了しそうなのかわからなくなってしまいます。
なので仕事の全体を見通しを立て、TODOリストを作ります。

そうすることで自分がどのくらい仕事を進めているのかがわかりますし、最初に全体を見通すので難しそうな点があれば早めに気づくことができます。

自分ではできなさそう・難しそうだと思ったら、周りの人にも相談できます。

 

3.何でも記録しておく

今目の前にある仕事を片付ける方法ではないのですが、自分がやったことはなんでも記録することをおすすめします。

たまにしかやらないような仕事でも、前回の記録やつまづいた点を記録しておけば、見返すことで次に活かし、やったことのないタイプの仕事を最短で手順化することができます。

僕の場合、かかった時間、悩んだところ、手順を基本として作成した自分向けの資料なども全てデータにして残してあります。
会議の記録なども要点を抜き出してメモ帳など、簡単な方法ですが記録を残しています。

 

お気に召したら試してみてください。

スグナオヤ

 

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[S]仕事を効率化!Windowsショートカットキー3つ

量が多いと大変な事務作業。難しくはないけれど時間がかかりますよね。

今回はPCで事務作業をするときに効率を上げるショートカットキーを紹介します。

 

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1.Ctr+O:ファイルを開く

ファイルを開くとき、メニューからファイルを開くを選んでいては時間がかかります。

特にいくつものファイルを開いて印刷したい時は2番で紹介するCtr+Pとセットで使うとかなり効率化できます。

2.Ctr+P:印刷をする

ファイルを開くと同様、メニューから印刷を選んでいると時間がかかります。

Ctr+Oとセットで使うとGood!

3.Ctr+F:検索

意外と知らない人が多いのが検索機能。

ブラウザでネットを見ている時やメモ帳、ワード、エクセルなどいろいろなソフトで使えます。

例として私のブログで検索をしてみましょう。

まず私のブログを開き、Ctr+Fを押します。

右上に検索窓が現れました。(画面は使っているソフト等によって違いがあります)

スクリーンショット 2014-11-23 12.00.05のコピー

 

「ショートカット」 と打ち込んでEnterを押してみましょう。すると…

スクリーンショット 2014-11-23 11.59.51

検索内容が色が変わりました!

さらにEnterを何度も押したり、検索窓の横の▲▼マークを押すと次の検索内容へ移動できます。

これで「あれ?どこに書いてあるんだっけ?」なんて時には読みたい言葉を検索に打ち込めばすぐに見つけられます。

もう一度言いますが、メモ帳、ワード、エクセルなどほとんどのソフトで検索はできます。知らないと損です。知ってるととってもお得!

 

これからも少しずつショートカットキーについては紹介していこうと思います。私、ショートカットキー大好きなので!

 

ササキより

変換に革命を!Windowsショートカットキー5つ

googleと打とうとしたら全角入力になっていて、「ごおgぇ」と打ってしまったりすることありますよね。

今回はそんな時に一発で思い通りの変換をするショートカットキーを紹介します。

 

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まず全角入力の状態で文字を打ちます。

スペースキーを押したら変換できる状態で以下のショートカットキーを押せばその通りに変換されます。

よくわからない場合、Aキーをおしたら「あ」と出る状態で、「ささき」と打ち、エンターキーを押す前に以下のキーを押してみてください。

 

F7:カタカナ

カタカナに変換します。

ササキと一発で変換できるはずです。

F8:半角カタカナ

こちらは半角カタカナ。

ササキとなるわけですね。

 

F9:全角アルファベット

ささき が sasakiになります。

 

F10:半角アルファベット

多分一番便利なやつです。

ささき が sasaki になります。

ようつべと打ってから押すとyoutubeに一発変換できます。

 

 

どうでしょうか?漢字に変換したければスペースキーで確認しながら変換するしかありませんが、漢字以外なら一発で変換できるようになります。

ショートカットキーを覚えて効率アップ!

 

ササキより

最低限覚えたい!Windowsショートカットキー3つ

ショートカットキーを使うとパソコンの操作が桁違いに速くなります。

私はショートカットキーが大好きですが、プログラマーでもショートカットキーが嫌いという人もいます。

でも絶対に覚えたほうが良いので、最初に覚えたほうが良いショートカットキーを3つ選んでみました。

 

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1.Ctr+C コピー

コピー&ペーストのコピーです。おそらく一番よく使います。もう必須です。

 

2.Ctr+V 貼り付け

コピーしたものを貼り付け、コピー&ペーストのペーストです。

コピーはショートカットキーならペーストもショートカットキーで!

3.Ctr+S 上書き保存

よく◯時間作業したファイルが保存していないのに強制終了した!という話を聞きますが、こまめにCrt+Sを押しておけばそんなことにはなりません。

実際、私は一時間に何十回とCtr+Sを押します。(普通はもっと少なくて良いと思います。私も癖で押すだけで、もう少し減らそうと思ってはいます。)

 

知っている人はああ、それね、という感じだと思いますが知らないショートカットキーを覚えるのは大変なのでなるべく少ない数に絞ってみました。

ショートカットキーの便利さに気づいたら調べてみてください。ネットで検索すればたくさん見つかるはずです。

 

ササキより