何よりも先に重要タスクを実行することで推進力を上げる

朝、仕事に手を付けると進む、という話があります。
電話がかかってこないからだとか、同僚に質問されないだとか、仕事が途中で中断されないことがポイントと言われていたり、頭がすっきりしているからだと言われることも多いです。

この考え方について僕なりに実践し、カスタマイズした結果をまとめます。

仕事が進まなくなった

事の発端は仕事が進まなくなったことです。
ある仕事を引き継いだ結果、一日中顧客から電話がかかってくるようになりました。
簡単な質問であっても引き継いだばかりの仕事で即答できない場合がほとんどであり、一旦電話を切って社内で確認、折り返し電話をするということが多発しました。

社内での確認中にさらに電話があり、内容次第では一時間以上かかることも多くありました。

その結果、本来進めるべきだった仕事が進まなくなってしまったのです。

 時間は確保していた

僕は会社でもタスク管理をしています。
一日にやるタスク、今抱えているタスクなどを管理しているのですが、それぞれ実行した時間も記録しています。

実行した時間を振り返ってみたところ、ほとんど毎日本来やるべき仕事の時間は少なくとも二時間以上は確保できていたのです。

二時間でできる仕事は多くはありませんが、少なくもないはずです。なのに仕事が進んでいないと感じるのはなぜなのか?考えました。

最初に時間をしっかり確保しないと仕事は進まない

しばらくの間、なぜ仕事が進まないのか気にして過ごしていると、あることに気づきました。

やることが明らかになっている仕事は電話の合間でも少しずつ進み、やることを明らかにしようとしている段階の仕事はほとんど進みませんでした。

つまり、先に十分に時間を確保して、やることを明らかにしなければ仕事を進めることができないのです。

ここで「やることを明らかにする」とはどういう意味かを補足しておきます。
僕はプログラマーなのですが、プログラムを組むときに必要なものがあります。以下のようなものです。

  • 納期(期限、締切とも言います)
  • 必要な資料
  • 何をすれば良いのか?
  • 必要な道具(プログラマーの場合、開発環境やテスト環境など)

これらのものがそろっていれば、少しずつでも仕事は進みます。
逆にそろっていなければ進みません。

思いっきり噛み砕いて言うと、勉強をするときに問題集とノートと筆記用具があり、問題集の何ページを進めるのか明らかになっていれば途中で電話がかかってきても勉強を進めることができます。
しかし、ノートだけが目の前にあっても電話が何度もかかってきていたらそのたびに何をするんだったか思い出すことになります。これでは進むものも進まなくなります。

朝タスクに手をつければ良いわけでもない

今まで書いてきたことを前提に考えると、重要なのは「朝タスクを進める」ことではなく、「十分に時間を確保してやるべきことを明らかにしておく」ということになります。

僕は、会社ではいつも毎朝一日の予定を立てることからスタートしていました。
ですが、予定を立てているうちに気になることが重要なタスクを先に手を付け、やるべきことを明らかにしておくことこそが重要だと気づきました。

とはいえ予定を立てることも十分に重要ですので、僕は以下のようにすることにしました。

・予定を立てずとも頭の中で一番気になっていることがあれば30分進める

予定を立てるよりも先に重要な仕事に手を付ける理由として、頭の中がすっきりしている状態のほうがやるべきことを明らかにするのに向いていることがわかったからです。
たとえ朝であっても、少しでもメールをチェックしたりすると気になることが増えて、複雑な情報を整理しづらくなってしまうのです。

こうすることで予定も詳細に立てやすくなりますし、電話のような割込みが多い状況でも重要な仕事が進むようになってきました。

応用:午後一番の時間を使う

朝一番の頭のすっきりしている時間に、やるべきことを明らかにしておく。
これは逆に言えば頭をすっきりさせることができれば朝しかできないわけではありません。

応用として、午後一番の時間にやるべきことを明らかにすることもできます。
お昼休憩の間に仕事のことを少しずつ忘れるので、その分頭がすっきりします。
やるべきことを明らかにしているうちに、午前中にやっていた仕事を思い出してきてスムーズに再開できる効果も期待できます。

逆に午後一番に午前中の続きをやろうとしても、調子が出てくるまでにしばらく時間がかかることが多いため、有効な時間の使い方と言えます。

 

冒頭にも書きましたが、あくまでも僕なりにカスタマイズした結果です。
他の方の意見を否定するような内容も含まれているため、どんな考え方でも自分に適するようにカスタマイズすることの重要性を再確認した経験になりました。

スグナオヤ

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